Sunday, 31 January 2010

B. Persiapan Sebelum Diadakan Rapat (2)

Agar terselenggara rapat yang baik, perlu diadakan persiapan terlebih dahulu. Adapun persiapan-persiapan tersebut adalah :

1. Agenda, yaitu menentukan materi yang akan dibahas dan banyaknya waktu yang diperlukan untuk membahas materi tsb.

2. Working paper, jika dianggap perlu harus ditentukan siapa yang akan membuatnya, jika sudah siap kepada siapa working paper itu dibagikan.

3. Pemimpin rapat, tentukan siapa yang akan memimpinnya.

4. Jumlah peserta rapat, perlu diperhitungkan jumlah anggota rapat. Terlalu banyak anggota rapat akan mengurangi kefektifan rapat.

5. Undangan rapat, sebaiknya diedarkan jangan terlalu jauh dari hari H-nya. Undangan harus

lengkap berisi antara lain :
  • Hari, tanggal, tempat rapat, agenda dan acara rapat.
  • Bentuk surat undangan jika jenis rapat bersifat intern cukup dengan undangan biasa.
  • Jika jenis rapat ektern, undangan perlu dirancang khusus sesuai dengan yang lazim digunakan.
6. Pengaturan ruang rapat, perlu diperhatikan cahaya dan ventilasi serta pengaturan tempat duduk.

7. Alat perlengkapan rapat. Agar rapat terselenggara dengan baik perlu perlengkapan disiapkan dengan baik. Alat-alat tsb misalnya pengeras suara, papan tulis [whiteboard] lengkap dengan penghapus dan alat tulis, OHP, dan alat tulis lainnya yang diperlukan.

8. Kesehatan, termasuk didalamnya menu konsumsi serta obat.

9. Akomodasi jika dianggap perlu, jika rapat memakan waktu lebih dari satu hari





Artikel Diatas Di IL-Hami
Dari
Buku Pelajaran Adm. Perkantoran
SMK MUHAMMADIYAH 1 BATURETNO





Comments
0 Comments

0 comments:

Post a Comment

  © Ratna-Always For You The Transformers by Blog Tips And Trick 2009