F. Tipe-Tipe Pemimpin Rapat (6)

1. Tipe Otoriter

1. Pimpinan menganggap dirinya sebagai orang yang paling berkuasa, paling mengetahui
2. Pimpinan menentukan segala kegiatan kelompok secara otoriter
3. Pimpinan yang menentukan, apakah yang akan dilakukan oleh kelompok
4. Para peserta rapat tidak diberi kesempatan untuk memberikan pandangan atau pendapat atau saran-saran
5. Pemimpin tidak terlibat dalam interaksi kelompok peserta
6. Pemimpin hanya memberikan instruksi-instruksi mengenai apa yang harus dikerjakan.

• Sifat kepemimpinan yang demikian mengakibatkan rapat/ pertemuan tidak hidup, statis, hanya menunggu perintah dari atas.

2. Tipe Laissez-faire

1. Disebut juga tipe liberal
2. Pemimpin memberikan cukup kebebasan kepada para peserta untuk mengambil langkah-langkah sendiri dalam menghadapi sesuatu.
3. Pemimpin menyerahkan segala sesuatunya kepada para peserta [penentuan tujuan, langkah-langkah, kegiatan-kegiatan yang akan diambil, serta sarana atau alat yang akan dipergunakan]
4. Pemimpin bersifat pasif, tidak ikut terlibat langsung dalam kegiatan kelompok, tidak mengambil inisiatif apapun
5. Pemimpin seolah-olah hanya bertindak sebagai penonton saja, meskipun ia berada di tengah-tengah para peserta.

3. Tipe Demokratis

1. Sifatnya terbuka ; memberikan kesempatan kepada para anggota untuk ikut berperan aktif, ikut menentukan tujuan kelompok, berperan sebagai pembimbing.
2. Memberi pengarahan, memberi petunjuk, memberi bantuan kepada para peserta, terlibat langsung dalam interaksi rapat, ikut serta dalam kegiatan kelompok
3. Keputusan yang diambil berdasarkan hasil musyawarah

• Tipe kepemimpinan demokratis sering dibedakan dengan dengan tipe open management. Perbedaannya terletak pada pengambilan keputusan. [Wursanto 2000 : 142 – 143]

---

---

Artikel Diatas Di IL-Hami
Dari
Buku Pelajaran Adm. Perkantoran
SMK MUHAMMADIYAH 1 BATURETNO

---

---

Read More : F. Tipe-Tipe Pemimpin Rapat (6)

E. Urutan Pelaksanaan Rapat (5)

1. Pembukaan

• Pembukaan yang dilakukan oleh pimpinan tertinggi perusahaan [dewan komisaris] atau pejabat, yang menyatakan bahwa rapat resmi dibuka. Pimpinan tertinggi/ pejabat hanya memberikan pengarahan seperlunya, dan hal-hal yang dianggap penting sebagai pedoman lebih lanjut bagi peserta rapat. Pimpinan tertinggi/ pejabat tidak terlibat dalam rapat yang akan berlangsung.
• Pembukaan yang dilakukan oleh pimpinan rapat, yang menyatakan parat siap dimulai, umumnya diawali dengan berdoa. Pimpinan mengikuti rapat sampai dengan selesai.

2. Pembagian Tugas

• Peserta rapat dibagi dalam beberapa kelompok, sesuai dengan topik yang dibahas. Masalah yang dibawa dalam rapat bisa dibagi dalam beberapa topik

3. Diskusi/ rapat kelompok

4. Rapat pleno

• Dalam rapat pleno, setiap kelompok menyampaikan hasil pembahasannya menurut topik yang dibahas. Kelompok lain mungkin memberikan ulasan, pandangan, masukan, dll.

5. Perumusan

• Biasanya diserahkan kepada suatu tim tersendiri, yang dinamakan tim perumus.

6. Reproduksi dan pendistribusian naskah

• Hasil perumusan diserahkan kepada ketua atau pemimpin rapat untuk disahkan. Naskah yang telah disetujui/ disahkan kemudian diperbanyak untuk selanjutnya dibagikan kepada para peserta rapat, dan unit-unit kerja dalam organisasi yang ada hubungannya dengan hasil rapat.

---

---

Artikel Diatas Di IL-Hami
Dari
Buku Pelajaran Adm. Perkantoran
SMK MUHAMMADIYAH 1 BATURETNO

---

---

Read More : E. Urutan Pelaksanaan Rapat (5)

D. Syarat-Syarat Rapat Yang Baik (4)

Rapat merupakan media komunikasi kelompok, yang pada prinsipnya untuk mendapatkan saling
pengertian. Dari pihak pemimpin, rapat bertujuan memberikan kesempatan kepada bawahan untuk menyampaikan pendapat, saran, ide-ide langsung kepada pemimpin. Dari pihak bawahan, rapat merupakan kesempatan baik untuk bertatap muka dengan pimpinan sekaligus dengan para staf lainnya.

Agar tujuan rapat sesuai dengan yang diharapkan, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam rapat. Rapat dikatakan baik apabila memenuhi persyaratan sebagai berikut :

1. Dipimpin oleh seorang pimpinan yang baik

Pimpinan yang baik adalah : seorang yang aktif, berwawasan luas, cakap, dapat memberikan bimbingan dan pengarahan pada saat rapat berlangsung. Dapat berbicara dengan jelas, bersikap tegas, tidak mendominasi pembicaraan, tidak otoriter, memberikan kesempatan yang sama pada setiap anggota untuk memberikan suaranya. Check list berikut dapat membantu seorang pimpinan rapat/ pertemuan :

• Menjelaskan sasaran dan tujuan?
• Menetapkan prioritas
• Mendorong proses pembuatan keputusan
• Mengarahkan orang-orang pada kemampuan terbaik mereka => berkomunikasi dengan baik dg peserta, melempar pertanyaan-pertanyaan, mendorong peserta membuat asumsi, mendengar, menjelaskan persoalan, memotivasi pertemuan untuk mencapai tujuan utama rapat/ pertemuan, menangkap agenda-agenda pribadi yang tersembunyi dari para peserta, dan mengendalikannya
• Merangsang hal-hal terbaik dari peserta
• Mengatur waktu dengan baik
• Menyimpulkan dengan dibantu oleh seorang Notulis [lihat tentang notulis]

2. Suasana rapat terbuka

• Artinya tidak ada hal-hal yang disembunyikan. Tiap anggota rapat berbicara secara terbuka, obyektif sehingga tidak menimbulkan prasangka yang negatif terhadap peserta rapat yang lain.

3. Tiap peserta rapat berpartisipasi aktif dan hindari terjadinya monopoli pembicaraan

4. Selalu mendapat bimbingan dan pengawasan

• Pimpinan rapat berfungsi sebagai pemberi bimbingan, pengarahan, kemudahan terhadap para peserta rapat. Pemimpin harus mampu mengadakan pengawasan terhadap jalannya rapat, pengawasan terhadap para peserta rapat, baik secara kelompok, maupun secara individu, agar pembicaraan tidak menyimpang dari tujuan rapat.

5. Hindari perdebatan

• Suatu rapat tidak efektif apabila terjadi debat yang berkepanjangan tanpa arah, sehingga menghabiskan waktu dan tujuan rapat tidak tercapai.

6. Pertanyaan singkat dan jelas

---

---

Artikel Diatas Di IL-Hami
Dari
Buku Pelajaran Adm. Perkantoran
SMK MUHAMMADIYAH 1 BATURETNO

---

---

Read More : D. Syarat-Syarat Rapat Yang Baik (4)

C. Jenis - Jenis Rapat (3)

Orang-orang sering menggunakan kata rapat dalam keseharian. Baik ketika situasi formal maupun tidak formal. Dalam setiap kegiatan rapat tentu mempunyai tujuan rapat dan jenis rapat yang berbeda. Rapat terdiri atas beberapa jenis, tergantung cara pandangnya atau segi peninjauannya :

a. Rapat Berdasarkan Tujuan;

1. Rapat Penjelasan ( Teaching Conference ). Adalah rapat yang bertujuan untuk memberikan penjelasan kepada anggota tentang kebijaksanaan yang diambil oleh pimpinan organisasi tentang prosedur kerja baru, untuk mendapatkan kesenangan kerja.
2. Rapat Pemecahan Masalah ( Problem Sulfing Conference ). Adalah rapat yang bertujuan untuk mrncari pemecahan masalah tentang suatu masalah yang sedang di hadapi.
3. Rapat Perundingan ( Negotiation Conference ). Adalah rapat yang menghindari timbulnya suatu perselisihan. Mencari jalan tengah agar tidak selalu merugikan kedua belah pihak.

b. Rapat Berdasarkan Sifatnya;

1. Rapat formal. Adalah rapat yang diadakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu. Menurut ketentuan yang berlaku dengan persetujuan secara resmi mendapat undangan.
2. Rapat informal. Adalah rapat yang diadakan tidak berdasarkan suatu perencanaan formal. Rapat terjadi setiap saat, kapan saja, di mana saja, dan dengan siapa saja. Rapat informal dapat terjadi scr kebetulan karena para pesertanya bertemu dan membicarakan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama.
3. Rapat terbuka. Adalah rapat yang dapat di hadiri oleh setiap anggota menteri yang dibahas bukan masalah yang bersifat rahasia.
4. Rapat tertutup. Adalah rapat yang di hadiri oleh peserta khusus atau tertentu, yang dibahas menyangkut masalah-masalah yang bersifat rahasia.

c. Rapat Berdasarkan Jangka Waktunya;

1. Rapat mingguan. Adalah rapat yang diadakan sekali dalam seminggu, yang membahas masalah-masalah rutin yang di hadapi oleh masing-masing peserta rapat.
2. Rapat bulanan. Adalah rapat yang diadakan sebulan sekali, tiap akhir bulan. Untuk membahas hal-hal/ peristiwa pada bulan yang lalu.
3. Rapat semester. Adalah rapat yang diadakan tiap semester, yang bertujuan untuk mengadakan evaluasi hasil kerja selama 6 bulan yang lalu dan mengambil langkah selanjutnya dalam jangka waktu 6 bulan berikutnya.
4. Rapat tahunan. Adalah rapat yang diadakan sekali dalam setahun (maksudnya rapat pemegang saham).

d. Rapat Berdasarkan Frekuensinya;

1. Rapat rutin. Adalah rapatyang telah ditentukan waktunya (mingguan, bulanan, tahunan).
2. Rapat insidental. Adalah rapat yang tidak berdasrkan jadwal, tergantung pada masalah yang di hadapi.

• Biasanya rapat ini diadakan apabila ada masalah yang sangat ungeril yang harus segera dipecahkan bersama.

e. Rapat Berdasarkan Namanya;

1. Rapat kerja. Adalah rapat yang membicarakan keseluruhan unit kerja dan rapat ini biasnya di adakan satu tahun sekali.
2. Rapat dinas. Adalah rapat yang diadakan untuk kepentingan pembicaraan urusan kantor sehari-hari yang menyangkut kedinasan.
3. Musyawarah kerja.

---

---

Artikel Diatas Di IL-Hami
Dari
Buku Pelajaran Adm. Perkantoran
SMK MUHAMMADIYAH 1 BATURETNO

---

---

Read More : C. Jenis - Jenis Rapat (3)

B. Persiapan Sebelum Diadakan Rapat (2)

Agar terselenggara rapat yang baik, perlu diadakan persiapan terlebih dahulu. Adapun persiapan-persiapan tersebut adalah :

1. Agenda, yaitu menentukan materi yang akan dibahas dan banyaknya waktu yang diperlukan untuk membahas materi tsb.

2. Working paper, jika dianggap perlu harus ditentukan siapa yang akan membuatnya, jika sudah siap kepada siapa working paper itu dibagikan.

3. Pemimpin rapat, tentukan siapa yang akan memimpinnya.

4. Jumlah peserta rapat, perlu diperhitungkan jumlah anggota rapat. Terlalu banyak anggota rapat akan mengurangi kefektifan rapat.

5. Undangan rapat, sebaiknya diedarkan jangan terlalu jauh dari hari H-nya. Undangan harus
lengkap berisi antara lain :

• Hari, tanggal, tempat rapat, agenda dan acara rapat.
• Bentuk surat undangan jika jenis rapat bersifat intern cukup dengan undangan biasa.
• Jika jenis rapat ektern, undangan perlu dirancang khusus sesuai dengan yang lazim digunakan.

6. Pengaturan ruang rapat, perlu diperhatikan cahaya dan ventilasi serta pengaturan tempat duduk.

7. Alat perlengkapan rapat. Agar rapat terselenggara dengan baik perlu perlengkapan disiapkan dengan baik. Alat-alat tsb misalnya pengeras suara, papan tulis [whiteboard] lengkap dengan penghapus dan alat tulis, OHP, dan alat tulis lainnya yang diperlukan.

8. Kesehatan, termasuk didalamnya menu konsumsi serta obat.

9. Akomodasi jika dianggap perlu, jika rapat memakan waktu lebih dari satu hari

---

---

Artikel Diatas Di IL-Hami
Dari
Buku Pelajaran Adm. Perkantoran
SMK MUHAMMADIYAH 1 BATURETNO

---

---

Read More : B. Persiapan Sebelum Diadakan Rapat (2)